Ketika membaca informasi koperasi, Anda mungkin menemukan beberapa istilah yang terdengar mirip:
pengurus, pengawas, pengelola, manajer, dan staf.
Siapa sebenarnya yang membuat keputusan?
Siapa yang menjalankan kegiatan sehari-hari?
Dan jika terjadi masalah, siapa yang bertanggung jawab?
Memahami perbedaan peran tersebut penting bukan hanya bagi orang yang mengelola koperasi.
Anggota juga perlu mengetahuinya agar memahami bagaimana organisasi koperasi bekerja dan kepada siapa suatu pertanyaan seharusnya disampaikan.
Mulai dari Rapat Anggota
Sebelum membahas pengurus, pengawas, dan pengelola, ada satu bagian penting yang perlu dipahami: Rapat Anggota.
Dalam struktur koperasi, Rapat Anggota mempunyai posisi yang sangat penting.
Di sanalah anggota berpartisipasi dalam berbagai keputusan organisasi sesuai ketentuan koperasi.
Pengurus dan pengawas tidak berdiri tanpa hubungan dengan anggota.
Keduanya mempunyai mekanisme pertanggungjawaban dalam organisasi koperasi.
Jika ingin memahami forum tersebut lebih dulu, baca RAT Koperasi: Apa yang Dibahas, Hak Anggota, dan Checklist Sebelum Hadir.
Siapa Itu Pengurus Koperasi?
Pengurus merupakan pihak yang menjalankan fungsi kepengurusan koperasi dan memegang tanggung jawab atas organisasi serta usaha koperasi sesuai ketentuan yang berlaku.
Pada koperasi simpan pinjam, pengurus dipilih dari dan oleh anggota melalui Rapat Anggota.
Secara praktis, pengurus dapat terlibat dalam hal-hal seperti:
menentukan arah kebijakan;
menyiapkan rencana kerja;
menyusun anggaran;
memastikan kegiatan koperasi berjalan;
menyampaikan laporan;
menyelenggarakan Rapat Anggota;
serta mempertanggungjawabkan pengelolaan koperasi kepada anggota.
Artinya, pengurus tidak sekadar mempunyai jabatan di kartu nama.
Ada tanggung jawab organisasi yang melekat pada perannya.
Apakah Pengurus Harus Mengerjakan Semuanya Sendiri?
Tidak selalu.
Bayangkan koperasi dengan ribuan anggota.
Tidak realistis jika beberapa orang pengurus harus sendiri:
memeriksa seluruh transaksi;
menjawab semua pertanyaan anggota;
memproses setiap pengajuan;
merekonsiliasi pembayaran;
mengurus sistem;
dan menangani seluruh pekerjaan administratif.
Karena itu, dalam operasional tertentu terdapat pengelola yang menangani kegiatan sehari-hari.
Namun adanya pengelola bukan berarti tanggung jawab pengurus otomatis hilang.
Siapa Itu Pengelola Koperasi?
Dalam konteks kegiatan usaha simpan pinjam, pengelola dapat diberikan wewenang oleh pengurus untuk menjalankan pengelolaan operasional usaha.
Pengelola dapat menangani kegiatan seperti:
pelayanan anggota;
operasional simpanan;
proses administrasi pinjaman;
pencatatan transaksi;
rekonsiliasi;
laporan operasional;
koordinasi staf;
atau pengelolaan sistem.
Struktur pastinya dapat berbeda pada setiap koperasi.
Pada koperasi yang lebih kecil, beberapa fungsi mungkin dilakukan oleh jumlah orang yang terbatas.
Pada koperasi yang lebih besar, struktur operasional dapat terdiri dari manajer dan sejumlah unit kerja.
Kepada Siapa Pengelola Bertanggung Jawab?
Secara struktur, pengelola menjalankan kewenangan operasional yang diberikan oleh pengurus.
Karena itu, pengelola bertanggung jawab kepada pengurus sesuai hubungan kerja dan kewenangan yang diberikan.
Ini penting dipahami.
Pengelola bukan pihak yang berdiri di luar organisasi dan bebas menentukan seluruh kebijakan sendiri.
Harus ada:
batas kewenangan;
tanggung jawab;
prosedur;
dan mekanisme pelaporan.
Semakin besar koperasi, semakin penting pembagian tersebut dibuat secara tertulis.
Lalu Apa Tugas Pengawas?
Jika pengurus bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi dan usaha, pengawas mempunyai fungsi berbeda.
Pengawas melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan dan pengelolaan koperasi.
Secara sederhana:
pengurus mengurus;
pengelola menjalankan operasional yang didelegasikan;
pengawas memeriksa dan mengawasi.
Pengawas perlu mempunyai akses terhadap informasi yang diperlukan agar fungsi pengawasan dapat berjalan.
Tanpa informasi, pengawasan hanya menjadi jabatan di atas kertas.
Contoh Sederhana agar Lebih Mudah Dipahami
Bayangkan sebuah koperasi sedang memperbaiki proses pengajuan pinjaman.
Pengurus
Pengurus dapat menentukan atau menyetujui kebijakan utama, batas kewenangan, prosedur, serta memastikan kebijakan tersebut sesuai dengan arah koperasi.
Pengelola
Pengelola menjalankan proses sehari-hari.
Misalnya menerima pengajuan, memeriksa kelengkapan, memproses data, melakukan administrasi, dan membuat laporan operasional sesuai kewenangannya.
Pengawas
Pengawas dapat memeriksa apakah proses yang dijalankan sesuai kebijakan, melihat catatan yang relevan, dan menyampaikan hasil pengawasan.
Dengan pembagian seperti ini, tidak semua fungsi berada di tangan orang yang sama.
Mengapa Pemisahan Peran Penting?
Bayangkan jika satu orang dapat:
membuat aturan;
menyetujui transaksi;
mengubah data;
mencatat pembayaran;
dan sekaligus memeriksa dirinya sendiri.
Risikonya tentu jauh lebih besar.
Karena itu pembagian fungsi membantu menciptakan kontrol.
Tujuannya bukan membuat proses menjadi birokratis.
Tujuannya adalah memastikan terdapat mekanisme untuk:
mencegah kesalahan;
mendeteksi penyimpangan;
menelusuri keputusan;
dan mempertanggungjawabkan kegiatan koperasi.
Pembagian wewenang merupakan salah satu hal yang juga dibahas dalam Tanda-Tanda Koperasi Dikelola dengan Transparan dan Profesional.
Siapa yang Bertanggung Jawab Jika Ada Pengelola Profesional?
Ini merupakan pertanyaan penting.
Mengangkat manajer atau pengelola tidak berarti pengurus dapat menyerahkan seluruh tanggung jawab lalu tidak lagi memantau organisasi.
Dalam kegiatan usaha simpan pinjam, pengelola memperoleh kewenangan dari pengurus dan bertanggung jawab kepada pengurus.
Pengelolaan oleh pengelola juga tidak serta-merta menghilangkan tanggung jawab pengurus.
Karena itu pengurus tetap perlu mempunyai:
laporan;
indikator operasional;
mekanisme eskalasi;
kontrol;
dan proses evaluasi terhadap pengelola.
Apakah Pengawas Sama dengan Auditor?
Tidak selalu.
Pengawas merupakan bagian dari struktur organisasi koperasi.
Sementara audit dapat melibatkan pemeriksaan dengan ruang lingkup dan pihak yang berbeda.
Koperasi dalam kondisi tertentu juga dapat menggunakan jasa profesional seperti akuntan publik sesuai kebutuhan dan ketentuan yang berlaku.
Jadi, memiliki pengawas bukan berarti setiap jenis pemeriksaan profesional menjadi tidak diperlukan.
Apa yang Sebaiknya Diketahui Anggota?
Anggota tidak perlu mengetahui setiap detail struktur organisasi.
Namun setidaknya anggota sebaiknya dapat mengetahui:
siapa pengurusnya;
siapa pengawasnya;
siapa yang menjalankan pelayanan sehari-hari;
ke mana harus menyampaikan pertanyaan;
dan bagaimana laporan pertanggungjawaban disampaikan.
Jika koperasi mempunyai aplikasi atau sistem digital, struktur tanggung jawab tetap harus jelas.
Teknologi tidak menghapus kebutuhan tata kelola.
Bagaimana Digitalisasi Mengubah Peran Pengelola?
Digitalisasi dapat mengurangi pekerjaan manual.
Misalnya:
saldo dapat diperiksa melalui aplikasi;
pengajuan masuk melalui sistem;
pembayaran direkonsiliasi secara digital;
laporan dapat dibuat lebih cepat;
dan aktivitas pengguna dapat tercatat.
Namun digitalisasi juga menciptakan pertanyaan baru:
Siapa yang boleh mengubah data?
Siapa yang boleh menyetujui transaksi?
Siapa yang mempunyai akses administratif?
Siapa yang memeriksa perubahan?
Siapa yang bertanggung jawab jika terdapat kesalahan sistem?
Karena itu, digitalisasi justru membuat pemisahan peran semakin penting.
Baca juga Koperasi Digital: 8 Manfaat Digitalisasi Koperasi untuk Anggota dan Pengurus.
Contoh Struktur Alur Pertanggungjawaban
Secara sederhana, bayangkan alur berikut:
Anggota melalui Rapat Anggota
↓
Pengurus
↓
Pengelola / Manajemen Operasional
↓
Staf dan proses pelayanan sehari-hari
Sementara itu, pengawas menjalankan fungsi pengawasan terhadap kebijakan dan pengelolaan koperasi sesuai kewenangannya serta bertanggung jawab kepada Rapat Anggota.
Struktur sebenarnya tetap mengikuti ketentuan dan organisasi koperasi masing-masing.
Pertanyaan yang Bisa Diajukan Anggota Saat RAT
Anggota dapat menggunakan RAT untuk memahami pembagian tanggung jawab.
Misalnya:
Siapa yang bertanggung jawab terhadap operasional sehari-hari?
Apakah terdapat pengelola profesional?
Apa batas kewenangan pengelola?
Bagaimana pengurus memantau kinerja pengelola?
Apa temuan utama pengawas selama tahun berjalan?
Apakah terdapat temuan yang belum diselesaikan?
Bagaimana tindak lanjut atas hasil pengawasan?
Informasi seperti ini membantu anggota melihat apakah tata kelola benar-benar berjalan, bukan hanya mempunyai struktur organisasi.
Membaca Laporan Juga Membantu
Pembagian peran akan lebih mudah dipahami jika anggota membaca laporan koperasi.
Laporan dapat membantu melihat:
apa yang dilakukan pengurus;
bagaimana kondisi usaha;
apa hasil pengawasan;
apa rencana tahun berikutnya;
dan bagaimana perubahan kondisi koperasi dibandingkan periode sebelumnya.
Gunakan Laporan Koperasi: Informasi Apa yang Perlu Dipahami Anggota? sebagai panduan awal.
Kesimpulan
Pengurus, pengawas, dan pengelola mempunyai fungsi yang berbeda.
Pengurus memegang tanggung jawab kepengurusan dan pengelolaan organisasi serta usaha koperasi.
Pengelola menjalankan fungsi operasional berdasarkan kewenangan yang diberikan.
Pengawas melakukan fungsi pengawasan terhadap kebijakan dan pengelolaan koperasi.
Pembagian tersebut penting agar kewenangan, pelaksanaan pekerjaan, dan pengawasan tidak bercampur tanpa kontrol.
Bagi anggota, memahami struktur ini membantu menjawab pertanyaan sederhana namun penting:
siapa melakukan apa dan siapa bertanggung jawab kepada siapa?
Semakin jelas jawabannya, semakin mudah pula anggota memahami bagaimana koperasi dikelola.
Artikel ini bersifat edukatif. Struktur, kewenangan, dan jabatan operasional dapat berbeda sesuai jenis koperasi, Anggaran Dasar, keputusan Rapat Anggota, serta ketentuan yang berlaku.