Saat mengisi formulir keanggotaan, calon anggota mungkin menemukan kolom kontak darurat yang meminta nama, hubungan keluarga, dan nomor telepon orang lain. Sebagian orang langsung mengisinya tanpa banyak bertanya, sementara sebagian lainnya khawatir bahwa orang yang dicantumkan nantinya ikut bertanggung jawab atas pinjaman atau kewajiban anggota.
Kekhawatiran tersebut perlu diluruskan. Kontak darurat tidak seharusnya otomatis disamakan dengan penjamin pinjaman. Keduanya mempunyai fungsi yang berbeda dan konsekuensi hukum atau kontraktual juga perlu dilihat dari dokumen yang benar-benar disepakati.
Karena itu, sebelum memasukkan nomor pasangan, orang tua, saudara, atau teman, anggota sebaiknya memahami terlebih dahulu mengapa informasi tersebut diminta dan dalam kondisi apa koperasi dapat menggunakannya.
Apa Itu Kontak Darurat?
Kontak darurat pada dasarnya merupakan orang yang dapat dihubungi ketika koperasi mempunyai kebutuhan komunikasi tertentu dan anggota utama tidak dapat dijangkau, sesuai tujuan pengumpulan data dan prosedur yang berlaku.
Contohnya, koperasi mungkin membutuhkan alternatif kontak ketika:
- nomor anggota sudah tidak aktif;
- terdapat kebutuhan administratif penting;
- anggota tidak dapat dihubungi dalam jangka waktu tertentu;
- terjadi kondisi darurat yang relevan dengan pelayanan;
- atau terdapat proses tertentu yang memang memerlukan konfirmasi.
Namun fungsi sebenarnya harus mengikuti formulir, kebijakan, dan informasi yang diberikan koperasi kepada anggota.
Kontak darurat adalah jalur komunikasi alternatif. Jangan otomatis menganggap orang yang dicantumkan ikut menanggung kewajiban finansial anggota.
Apakah Kontak Darurat Sama dengan Penjamin?
Tidak otomatis.
Penjamin merupakan posisi yang berbeda karena dapat melibatkan kesepakatan atau dokumen tertentu mengenai kewajiban pinjaman.
Sementara hanya dicantumkan sebagai kontak darurat tidak seharusnya dengan sendirinya membuat seseorang menjadi penjamin.
Perhatikan perbedaannya:
| Kontak Darurat | Penjamin |
|---|---|
| Utamanya berkaitan dengan komunikasi | Berkaitan dengan perjanjian penjaminan tertentu |
| Dapat berupa keluarga/orang terdekat | Harus dilihat syarat produk dan dokumen |
| Tidak otomatis menanggung cicilan | Tanggung jawab mengikuti perjanjian |
| Biasanya dicantumkan sebagai data kontak | Umumnya memerlukan persetujuan atau dokumen tersendiri |
Jika sebuah formulir menggunakan istilah yang tidak jelas, tanyakan sebelum mengisi.
Jangan Mencantumkan Orang sebagai Penjamin tanpa Persetujuannya
Ini penting dibedakan.
Jika koperasi benar-benar meminta penjamin, jangan sekadar memasukkan nama kerabat karena mengetahui nomor telepon dan identitasnya.
Orang tersebut perlu mengetahui:
- bahwa ia diminta menjadi penjamin;
- fasilitas apa yang dijamin;
- siapa peminjamnya;
- apa konsekuensinya;
- dan dokumen apa yang harus dipahami.
Menjadi kontak darurat dan menjadi penjamin bukan dua istilah yang boleh dipertukarkan.
Siapa yang Sebaiknya Dijadikan Kontak Darurat?
Pilih seseorang yang:
- benar-benar mengenal Anda;
- relatif mudah dihubungi;
- mengetahui bahwa nomornya Anda cantumkan;
- mempunyai hubungan yang cukup dekat;
- dan dapat membantu koperasi menghubungi Anda jika diperlukan.
Dalam banyak situasi, pasangan, orang tua, saudara kandung, atau anggota keluarga lain dapat menjadi pilihan yang lebih masuk akal dibanding rekan yang hubungannya hanya sementara.
Namun tidak ada alasan memasukkan seseorang tanpa memberi tahu.
Sebaiknya Minta Persetujuan Orang Tersebut
Sebelum mencantumkan nomor, beri tahu secara sederhana:
“Saya sedang memperbarui data keanggotaan koperasi dan ada kolom kontak darurat. Saya ingin mencantumkan nomor kamu sebagai kontak yang bisa dihubungi kalau nomor saya bermasalah. Apakah boleh?”
Langkah ini penting karena Anda memberikan data pribadi milik orang lain kepada organisasi.
UU Pelindungan Data Pribadi mengatur pemrosesan data pribadi dan kewajiban pihak yang mengendalikan maupun memproses data. Karena itu, data kontak pihak ketiga tetap perlu diperlakukan secara bertanggung jawab.
Data Apa yang Wajar untuk Kontak Darurat?
Tergantung formulir, informasi yang biasanya relevan dapat berupa:
- nama;
- hubungan dengan anggota;
- nomor telepon;
- atau informasi kontak lain yang memang diperlukan.
Jika formulir meminta data jauh lebih banyak, misalnya dokumen identitas lengkap kontak darurat, calon anggota dapat menanyakan alasan dan tujuan penggunaannya.
Jangan otomatis mengirim seluruh informasi yang dimiliki hanya agar formulir cepat selesai.
Kontak Darurat Bukan Tempat Membagikan Informasi Anggota Sembarangan
Mencantumkan seseorang sebagai kontak darurat tidak berarti seluruh informasi keuangan anggota otomatis boleh dibagikan kepadanya.
Misalnya seseorang adalah kontak darurat Anda. Hal tersebut tidak serta-merta berarti ia harus menerima:
- saldo simpanan;
- nominal pinjaman;
- histori transaksi;
- dokumen identitas;
- atau informasi finansial lain
tanpa dasar yang tepat.
Data keuangan pribadi termasuk kategori data pribadi spesifik dalam UU Pelindungan Data Pribadi.
Kapan Kontak Darurat Mungkin Dihubungi?
Situasinya bergantung pada prosedur koperasi. Secara praktis, kontak tersebut dapat menjadi relevan ketika jalur komunikasi utama tidak berhasil.
Contohnya:
- Koperasi mencoba menghubungi nomor anggota.
- Nomor sudah tidak aktif atau tidak dapat dijangkau.
- Kanal lain seperti email juga tidak berhasil.
- Terdapat kebutuhan penting untuk menghubungi anggota.
- Kontak alternatif digunakan sesuai prosedur yang berlaku.
Namun anggota tetap perlu membaca tujuan yang diinformasikan saat data dikumpulkan.
Bagaimana Jika Kontak Darurat Dihubungi Terkait Pinjaman?
Jangan langsung menyimpulkan kontak tersebut harus membayar.
Jika keluarga Anda menerima telepon mengenai pinjaman, periksa dulu:
- siapa yang menelepon;
- apakah benar dari koperasi;
- informasi apa yang disampaikan;
- mengapa kontak darurat dihubungi;
- dan apakah terdapat dokumen lain yang melibatkan orang tersebut.
Jika ia hanya kontak darurat, posisi tersebut tidak boleh begitu saja disamakan dengan penjamin tanpa dasar perjanjian.
Bagaimana Jika Nomor Kontak Darurat Sudah Tidak Aktif?
Perbarui datanya.
Misalnya Anda mencantumkan kakak lima tahun lalu, tetapi sekarang ia sudah menggunakan nomor baru.
Jika koperasi mempunyai menu pembaruan data, lakukan perubahan melalui mekanisme tersebut.
Jangan menunggu sampai kondisi mendesak.
Bagaimana Jika Hubungan dengan Kontak Darurat Berubah?
Perubahan hubungan juga dapat menjadi alasan untuk melakukan review.
Contohnya:
- pasangan sudah berpisah;
- teman kerja sudah tidak pernah berkomunikasi;
- anggota keluarga pindah ke luar negeri;
- atau orang tersebut sudah tidak ingin menjadi kontak.
Dalam kondisi seperti ini, lebih baik menggantinya dengan seseorang yang lebih relevan.
Review Kontak Setidaknya Saat Data Anggota Berubah
Tidak perlu memeriksanya setiap bulan. Namun review layak dilakukan ketika:
- mengganti nomor HP;
- pindah alamat;
- menikah;
- pindah pekerjaan;
- resign;
- mengalami perubahan keluarga;
- atau melakukan pembaruan profil anggota.
Saat membuka data anggota, gunakan kesempatan tersebut untuk memastikan seluruh informasi masih benar.
Jangan Menggunakan Nomor Fiktif
Sebagian orang memasukkan angka acak karena tidak ingin mengisi kontak keluarga.
Ini justru dapat menimbulkan masalah.
Jika sistem membutuhkan kontak tersebut untuk proses yang sah, nomor palsu membuat data keanggotaan tidak akurat.
Jika tidak nyaman memberikan informasi, tanyakan apakah kolom wajib dan apa tujuannya. Jangan mengatasinya dengan data palsu.
Bagaimana Jika Seseorang Mencantumkan Nomor Anda tanpa Izin?
Jika mengetahui nomor Anda digunakan sebagai kontak darurat dan Anda tidak bersedia, hubungi pihak yang mencantumkan atau koperasi melalui mekanisme yang tersedia.
Jangan memberikan informasi mengenai anggota hanya karena penelepon mengetahui nama Anda.
Tetap verifikasi identitas pihak yang menghubungi.
Waspadai Modus yang Mengatasnamakan Kontak Darurat
Penipu dapat menggunakan informasi hubungan keluarga untuk membuat cerita terdengar meyakinkan.
Misalnya:
“Saudara Anda punya pinjaman. Karena Anda kontak darurat, transfer sekarang ke rekening ini.”
Jangan langsung membayar.
Lakukan verifikasi:
- Hubungi anggota yang bersangkutan.
- Hubungi koperasi melalui kanal resmi.
- Jangan menggunakan nomor yang diberikan penelepon mencurigakan.
- Jangan memberikan OTP, PIN, atau data rekening.
- Jangan transfer ke rekening pribadi seseorang.
Kontak darurat bukan alasan untuk mengabaikan prosedur keamanan.
Pertanyaan yang Bisa Ditanyakan Saat Mendaftar
Jika formulir meminta kontak darurat, calon anggota dapat menanyakan:
- Untuk apa kontak darurat digunakan?
- Apakah kolom tersebut wajib?
- Data apa saja yang diperlukan?
- Dalam kondisi apa kontak dapat dihubungi?
- Apakah kontak darurat berbeda dengan penjamin?
- Bagaimana cara mengganti kontak?
- Apakah kontak akan menerima informasi finansial?
- Bagaimana data tersebut dilindungi?
Pertanyaan tersebut membantu menghindari salah pengertian sejak awal.
Checklist Memilih Kontak Darurat
Sebelum memasukkan data, pastikan:
- orang tersebut mengenal Anda;
- Anda sudah memberi tahu;
- nomornya aktif;
- hubungan yang dicantumkan benar;
- ia bukan otomatis dianggap penjamin;
- data yang diberikan hanya yang diperlukan;
- dan Anda mengetahui cara memperbaruinya.
Kesimpulan
Kontak darurat mempunyai fungsi yang berbeda dari penjamin pinjaman. Mencantumkan nama dan nomor seseorang sebagai alternatif komunikasi tidak seharusnya otomatis membuat orang tersebut bertanggung jawab terhadap utang anggota.
Namun anggota tetap perlu memastikan tujuan pengumpulan datanya jelas.
Pilih orang yang memang relevan, beri tahu sebelum mencantumkannya, dan perbarui informasi ketika sudah berubah.
Satu kolom kecil pada formulir keanggotaan dapat menimbulkan salah pengertian besar jika anggota tidak mengetahui apakah seseorang dicatat sebagai kontak, penerima informasi, atau penjamin.
Kelola Informasi Keanggotaan dengan Lebih Praktis melalui KSPku.id
Data anggota yang akurat membantu koperasi memberikan layanan dengan lebih baik, terutama ketika anggota perlu dihubungi atau melakukan perubahan informasi.
Untuk mengenal pengalaman layanan koperasi berbasis digital, kunjungi KSPku.id.
Bagi anggota, biasakan memeriksa profil keanggotaan secara berkala agar nomor utama, kontak alternatif, rekening, dan informasi lainnya tetap sesuai kondisi terbaru.
Sumber Resmi
- UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
- Permenkop UKM Nomor 8 Tahun 2023 tentang Usaha Simpan Pinjam oleh Koperasi.
Artikel ini bersifat edukatif. Penggunaan kontak darurat, data yang diperlukan, serta perbedaan dengan penjamin harus mengikuti formulir, perjanjian, kebijakan, dan ketentuan yang berlaku pada masing-masing koperasi.